L’utilizzo di strumenti informatizzati offre sia vantaggi organizzativi che clinici. Una migliore organizzazione si traduce anche in un migliore servizio e migliori risultati.
La Cartella Clinica è un elemento centrale nell’ottenere questi vantaggi. Vediamo insieme nel dettaglio.
Spesso si parla di CARTELLA CLINICA INFORMATIZZATA, in altri casi di CARTELLA CLINICA ELETTRONICA.
Ma sono diverse o sono la stessa cosa?
Ebbene, sono due faccende molto, molto, molto diverse.
La Cartella Clinica è un documento formale e previsto dalla nostra normativa. Un documento indispensabile, e ancora gestito per la maggior parte in modo cartaceo.
CARTELLA CLINICA INFORMATIZZATA
La Cartella Clinica Informatizzata è un modo per gestire in modo informatico delle informazioni e dei documenti che verranno poi comunque stampati, firmati e gestiti su carta.
Un Referto scritto al computer, poi stampato e firmato su carta. Così come avviene anche oggi in tantissime strutture.
Ha dei vantaggi la Cartella Clinica Informatizzata? Seppure ancora il risultato è comunque un documento cartaceo?
Assolutamente si.
Avere informaticamente l’accesso alle informazioni della Cartella Clinica è senz’altro un vantaggio importante. Sia in termini organizzativi, ma anche per la cura del Paziente. La gestione della Cartella Clinica Informatizzata a nostro avviso è un passo urgente e fondamentale per qualsiasi struttura.
Un modo per migliorare concretamente il servizio offerto ai propri Pazienti, anche nel tempo.
- Velocità.
La velocità nel recuperare le informazioni. Fa risparmiare tempo, e in certi casi questo non solo riduce i costi, ma offre anche risultati utili al servizio offerto ai Pazienti stessi. - Completezza dell’informazione.
Avere sempre sotto controllo il Diario Clinico. Conoscere i colleghi che hanno partecipato a certe attività, o esami, è fondamentale per il Medico che ad esempio vuole confrontarsi con un collega. - Controllo e Diario degli accessi.
E’ evidente che l’informazione cartacea può anch’essa essere controllata (anzi, ovviamente DEVE essere controllata), ma informaticamente è più semplice, e ne viene tenuta peraltro traccia in modo certo. - Condivisione delle informazioni.
A volte condividere alcune informazioni è essenziale. La Cartella Clinica Informatizzata può renderlo più semplice. Ad esempio un Nutrizionista potrebbe accedere semplicemente ai valori di alcuni esami, senza dover vedere l’intero referto, oppure un Medico può facilmente tenere sotto controllo il Diario Fisioterapico di un Ciclo che ha Prescritto. Il tutto per un maggior controllo e lavoro in collaborazione tra i diversi Professionisti coinvolti nel percorso del Paziente.
Ci sono poi in alcuni casi dei vantaggi ancor più eclatanti.
La Cartella Clinica Informatizzata può consentire di cambiare drasticamente il percorso del Paziente. Modificando l’intero approccio della struttura.
Per non parlare poi dei casi in cui la storia del Paziente diventa essenziale per valutare i nuovi eventi.
Ma tutto ciò, come può essere ulteriormente potenziato dalla Cartella Clinica Elettronica.
Allora, questa differenza, dov’è?
CARTELLA CLINICA ELETTRONICA (CCE)
La Cartella Clinica Elettronica in realtà è il risultato di un cambio di processo. La produzione del documento cambia, e di conseguenza il processo che porta alla sua redazione, e quanto avviene successivamente.
Con la Cartella Clinica Elettronica i documenti nascono digitali, e restano digitali.
Mentre con la Cartella Clinica Informatizzata i documenti poi, per avere valore legale, devono essere stampati e firmati su carta, con la Cartella Clinica Elettronica i documenti vengono firmati con Firma Digitale o Firma Elettronica Avanzata (FEA), con perfetto valore legale, e quindi Conservati in modo Sostitutivo.
Quindi i passaggi tecnici sono 2. Ribadiamoli:
- Firma Digitale o Firma Elettronica Avanzata
- Conservazione Sostitutiva
Questi due passaggi rendono la Cartella Clinica Elettronica sostitutiva alla Cartella Clinica tradizionale, e perfettamente sovrapponibile in termini forensi.
A questo punto quali sono i vantaggi di questo ulteriore passo?
Perché investire sulla Cartella Clinica Elettronica, quando tutto sommato non ho vantaggi ulteriori rispetto alla Cartella Clinica Informatizzata in termini di Velocità, Completezza, Controllo e Condivisione?
La CCE, è in realtà un processo. Una evoluzione organizzativa della struttura. La vera Digitalizzazione dei processi con ripercussioni organizzative, di sicurezza e economiche.
Banalmente e qui in estrema sintesi:
- Organizzative
Ogni documento nasce e reste digitale. Non devo più produrre documenti cartacei, che poi vanno gestiti, protetti, conservati con tutti i maggiori oneri rispetto ad un archivio digitale. - Sicurezza
E’ evidente a chiunque che un archivio digitale è estremamente più sicuro di un archivio cartaceo. Certo, l’archivio digitale deve essere gestito opportunamente e con tutti i sistemi di sicurezza richiesti, ma certamente non è incendiabile, allegabile, mangiabile dai topi.. ecc… 😉 - Economiche
Quanto costa negli anni mantenere un archivio cartaceo? Faldoni e faldoni di documenti sanitari iper-sensibili? Ovviamente diversi ordini di grandezza più di un archivio Digitale, opportunamente protetto e conservato.
La parte che nessuno poi approfondisce è forse la più importante.
Quella relativa al processo, e alla revisione organizzativa che la digitalizzazione porta con se.
Sappiamo tutti che ci sono numerosi altri documenti dematerializzabili. Quelli che ormai molti hanno affrontato come l’informativa GDPR, o il Consenso Informato. Ma anche qualsiasi altro documento transita nella propria organizzazione.
La Cartella Clinica è al centro di una struttura sanitaria, e affrontare la sua Informatizzazione è il passo fondamentale che porta a una evoluzione culturale a tutti i livelli:
- Personale Amministrativo
- Personale di Segreteria
- Personale di Front-Office e Back-Office
- Personale Sanitario
- Medici
- Dirigenti
In questo modo l’evoluzione potrà così estendersi in ogni altro ambito, facilmente e in modo naturale. Portando l’organizzazione a un nuovo livello.
Pensiamo quindi alla Cartella Clinica Informatizzata e poi Elettronica non come un progetto a se, ma come il passo fondamentale di una strategia organizzativa e aziendale. Un elemento fondante di un nuovo modo di offrire al Paziente una struttura efficiente, con lo scopo di migliorarne l’esperienza in ogni aspetto.
Un obiettivo ambizioso, ma che è quello che muove ognuno di noi.
Tutto cambia, sei pronto a sfruttare l’occasione cavalcando il cambiamento o lo subirai come molti altri, senza comprendere il vantaggio che puoi fare tuo?
Alla prossima
Stefano Rosini
Vettore.Medical
Riferimenti:
- Decreto Legislativo 7 marzo 2005 “Codice dell’amministrazione digitale”
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22 febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzata, qualificate e digitali”
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione sostitutiva” e “Regole tecniche in materia di documento informatico, gestione documentale e conservazione di documenti informatici”
- Vedi anche informazioni circa Manuale della Conservazione, e Responsabile della Conservazione