L’importanza del Controllo di Gestione,
dalla Contabilità Ordinaria ai Centri di Costo e Ricavo
per tenere sotto controllo i conti
La contabilità ordinaria è obbligatoria per tutti quelli che come te hanno un’attività commerciale, professionale o imprenditoriale. Questo insieme di funzioni economiche prevede l’aggiornamento dei diversi libri contabili, dal Libro Giornale, (operazioni economico-patrimoniali in ordine cronologico), al Libro inventari (beni raggruppati in categorie dalla natura al valore), ai Registri IVA (integrati con il registro delle fatture o acquisti), al Registro beni ammortizzabili o dei cespiti ormai non più obbligatorio.
Una volta avviato il regime di contabilità ordinaria è possibile scegliere tra due opzioni: sarai libero di esportare le fatture per il commercialista, in modo tale che la figura professionale sviluppi l’analisi dei dati per contro della tua struttura oppure considerare l’idea di gestire la contabilità in casa. Con un assistente come Vettore.Medical è possibile elaborare internamente quest’attività, direttamente all’interno del software gestionale, con il modulo Contabilità integrato.
Ricordiamo che con il nostro gestionale è possibile fatturare ed esportare i dati delle fatture grazie al supporto dei principali software utilizzati dai commercialisti. Questa soluzione presenta una limitazione importante per chi vuole tenere sotto controllo i costi, cioè l’impossibilità di monitorare direttamente la marginalità. Invece grazie al modulo contabile di Vettore.Medical è possibile effettuare la registrazione delle fatture ricevute e avere un controllo di gestione completo con grafici e statistiche, senza bisogno di inviare i documenti al commercialista.
Ma qual è la differenza tra queste due opportunità?
La gestione con il Commercialista:
Vantaggi → semplicità di gestione e la figura contabile all’interno dell’azienda non è necessaria.
Svantaggi → costi elevati, la cattiva gestione patrimoniale in quanto non è possibile sapere a quanto ammonta la spesa e quindi l’impossibilità o la difficoltà di controllare i costi di gestione.
La gestione con con Vettore.Medical:
Vantaggi → controllo e analisi alla gestione attraverso la Business Intelligence, basata sui dati della contabilità con un esame in tempo reale della situazione patrimoniale ed economica.
Inoltre vi è la possibilità di scaricare delle statistiche e dei grafici basati sui dati contabili per avere una panoramica dell’andamento della struttura ed essere sempre aggiornati su tutto il centro medico. Vettore.Medical presenta dunque una parte in cui è possibile avere delle analisi con aggiornamento in real time delle statistiche, elementi di geo marketing per identificare da dove vengono i pazienti per eventualmente attivare campagne marketing targettizzate in modo adeguato.
Il vantaggio principale è che abbiamo tutto in un unico elemento, questo vale anche per l’invio dei documenti in formato digitale, come per il modello del 730 precompilato.
Ma la contabilità può essere ancora più dettagliata e analitica per avere un’analisi puntuale della struttura con i centri di costo e di profitto. Grazie a questi strumenti sarà possibile attivare un processo di raccolta, investigazione e comunicazione di informazioni utili per dirigere il centro medico, per avere feedback sull’andamento della strattura (come per esempio individuare le funzioni e i reparti che hanno contribuito al raggiungimento degli obiettivi, previene situazioni difficili ed eventualmente cambiare rotta con correzioni gestionali e migliorare l’uso delle risorse interne). Queste attività ci fanno capire se il poliambulatorio è in grado di accertare se le risorse economiche ed i fattori produttivi sono impiegati in modo efficace per rispondere alle esigenze informative ed economiche.
I centri di costo e ricavo lavorano per status, dobbiamo quindi iniziare con una domanda “Cosa voglio monitorare?” Supponiamo di avere una struttura con due sedi e uno laser in ammortamento sulla sede 1, ecco come apparirebbe l’analisi con i centri di costo e ricavo.
Fattura emessa – Laser-terapia, Dott. Rossi, Sede 1, 100€.
Centri di ricavo: Laser-terapia 100%
Dott. Rossi 100%
Sede 1 100%
Fattura 1 ricevuta – Ammortamento strumentazione Laser-terapia, 50€
Centri di costo: Laser-terapia 100%
Sede 1 100%
Fattura 2 ricevuta – Provvigione Medico 30€
Centro di costo: Dott. Rossi 100%
Laser-terapia 100%
Sede 1 100%
Per calcolare la marginalità del laser, Vettore.Medical farà la sottrazione dei valori dei centro di ricavo relativi al laser con i rispettivi centri di costo. Nell’esempio avremmo 100 – (50+30) = 20€. Possiamo quindi dire che il laser questo mese ci ha fatto ricavare 20 euro.
Concludendo, con il modulo Contabilità di Vettore.Medical è possibile avere un controllo di gestione completo. Questo significa amministrare il centro medico in ottica risparmio e riduzione dei costi, ma soprattutto di crescita globale. Con un controllo di gestione efficace il successo è alla portata di mano, con una conoscenza economica approfondita del centro sanitario. Diventa quindi necessario avere dei sistemi di analisi come il modulo contabilità di Vettore.Medical, che permette un’indagine dei dati nel dettaglio, attraverso un processo attento di analisi e programmazione.
Elena Rizzoli
Vettore Rinascimento